DMS – Vorteile für jedes Unternehmen

Täglich entstehen in allen Unternehmen sehr viele Dokumente, die später auch rechtssicher abgelegt werden müssen. Deshalb führt der Weg in die Digitalisierung in vielen Unternehmen nicht an einem Dokumentenmanagement vorbei. Damit die abgelegten Dokumente in vielen Anwendungen und für die unterschiedlichsten Aufgaben zur Verfügung stehen, bietet eine Integration des Dokumentenmanagements in HR, Handwerks- und ERP-Lösungen echte Mehrwerte. Es entstehen abteilungsübergreifende Workflows, die Effizienz schaffen und mit denen die Mitarbeiter Vorteile der Digitalisierung konkret erfahren.

Warum Dokumentenmanagement als Einstieg in die Digitalisierung?

Weil es jedem Unternehmen Vorteile bringt. Schließlich haben heute alle Unternehmen Verträge, E-Mails und deren Anhänge, Dateien als Word, Excel, PDF, Film, Bild etc. in Massen auf Servern oder Rechnern liegen. Allerdings ist es oftmals noch gängige Praxis, die Dokumente auszudrucken, abzuheften bzw. weiterzuleiten. Irgendwann liegen viele unterschiedliche Versionen an diversen Orten vor und keiner hat mehr den Überblick sowie den direkten Zugriff auf den aktuellsten Stand. Lange Suchzeiten und Fehler sind die Folge. Mit einem DMS bekommen Sie die Informationsmenge in den Griff, steuern die Informationsvielfalt und senken den Organisationsaufwand bei Freigaben und der Bereitstellung von Informationen. Außerdem stehen die Dokumente für alle Aufgaben bereit – was die tägliche Effizienz enorm erhöht und die Mitarbeiter motiviert.

Ein Dokumentenmanagementsystem schafft Struktur, beschleunigt Arbeitsprozesse, steigert die Qualität und reduziert Kosten. Wer einmal alle Dokumente gut steuert, kann sie in weitere Prozesse einbinden – die Digitalisierung wird kontinuierlich ausgebaut.

DMS archiviert Ihre bereits vorhandenen digitalen Dokumente – strukturiert und datenschutzgerecht!

Erfüllt GoBD/DSGVO Anforderungen
Automatische Ablage Ihrer Dokumente
Schnelles Wiederfinden der Dokumente

So funktioniert ein DMS

Ein DMS funktioniert grundsätzlich nach recht einfachen Prinzipien und ist für Unternehmen jeder Größe der Einstieg in die Digitalisierung. Durch die Funktionen Ablage, Katalogisierung, Speicherung, Suche, Wiederfinden, Nutzung, Bereitstellung an Dritte kann jeder berechtigte Mitarbeiter im Unternehmen zeitnah fundierte Entscheidungen treffen.

Lernen Sie die Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement kennen

Die Nutzung eines DMS bringt Ihnen viele Vorteile. Dokumente in Papierform aufbewahren ist seit Einführung der GoBD nicht mehr nötig – digitale Dokumente sind den Papierdokumenten seither gleichgestellt.

Bereits beim Dokumenteneingang werden geschäftsrelevante Informationen übermittelt, die dank einer einfachen Rechteverwaltung vor unberechtigtem Einblick schützen. Sparen Sie sich den Ablageaufwand und investieren Sie in ein revisionsrelevantes Archiv. So sind Ihre Dokumente zu jeder Zeit vollständig, nachvollziehbar, versionssicher und unveränderbar abgelegt.

2:05 min

Aus den drei Funktionen Dokumentenerfassung, Archivierung und Zugriff entstehen mehrere Hauptvorteile:

Sie bekommen die Menge besser in den Griff
Die täglich im System erzeugten Dokumente werden automatisch digital und strukturiert archiviert.
Sie bekommen Vielfalt besser in den Griff
Ein DMS bietet vielfältige Ablagestrukturen, so dass Dokumente, für jedes Unternehmen passend, digital abgelegt und bequem recherchiert werden können.
Sie bekommen Prozesse besser in den Griff
Sie können mit einem DMS neue Arbeitsabläufe etablieren und/oder bestehende optimieren. Das DMS weist den Mitarbeitern Aufgaben in festgelegter Reihenfolge zu und stellt die nötigen Informationen bereit.

Ihre Vorteile mit DMS

  • Produktivitätssteigerung und Zeitersparnis durch optimierte Prozesse
  • Elektronisches Archivieren aller gescannter und digitaler Dokumente
  • Strukturierte Dokumentenablage
  • Schneller, standortunabhängiger Zugriff, auch mobil, wobei Rollen und Berechtigungen immer eingehalten werden
  • Zeit sparen durch schnelle Volltext-Suche über alle Dokumente
  • Optimale Transparenz und Aktualität
  • Qualitätssteigerung (weniger Fehler, zufriedene Kunden)
  • Standardisierte Arbeitsprozesse
  • Verbesserung der internen Kommunikation
  • Einfaches Änderungsmanagement
  • Vermeidung von Dubletten und Schattenakten
  • Umsetzung von Sicherheits- und Revisionsanforderungen
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten
  • Einsparungen bei Räumen (Archive) und Büromaterial
  • Schutz vor Verlust, Diebstahl und unberechtigtem Zugriff

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Kontakt

Sie haben Fragen zur Sage 100 Dokumentenmanagement oder möchten sich von uns beraten lassen, dann schreiben Sie uns eine Nachricht oder rufen Sie uns an unter: +49 (0)6897 – 60083 – 0. Wir helfen Ihnen gerne weiter und werden Ihre Anfrage schnellstmöglich bearbeiten.

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